Du 8 au 17 juillet 2023, les Championnats du monde de para athlétisme – PARIS’23 battront leur plein. Pour organiser au mieux cet événement, un comité d’organisation a été érigé en avril 2022. Mais alors, quels sont les différents pôles de cette organisation ? Quelles en sont les missions fondamentales ? Durant tout le mois d’octobre, on vous dit tout ! Alors venez découvrir les multiples facettes qui composent le Comité d’Organisation des Championnats du Monde d’Athlétisme Paralympique (COMAP).
Pour la deuxième présentation de la série, nous avons rencontré Mathilde Wieja, responsable du service aux populations.
Bonjour Mathilde, pour commencer, peux-tu nous expliquer quel est le rôle du service aux populations au sein du COMAP ?
Mathilde Wieja : “Le service aux populations a la charge de l’hébergement, du transport et de la restauration de toutes les personnes accréditées sur l’événement. Cela concerne les athlètes, le staff organisateur, les juges-arbitres et les bénévoles. L’objectif, c’est de recenser toutes les données et de les organiser au mieux pour faire en sorte que, hors compétition sportive, les personnes soient dans les meilleures dispositions possibles pour performer ou effectuer leur travail.”
Combien de personnes composent le service ?
M.W : “A temps complet, nous sommes trois avec Laura et Luc. Mais on travaille également avec l’agence Spartner pour gérer essentiellement la partie délégation. Nous sommes continuellement en lien avec eux pour qu’ils gèrent l’hébergement et le transport des athlètes.”
Quelles sont les missions du service ?
M.W : “Dans un premier temps, on va essayer de trouver les volumétries potentielles pour contacter les hôtels, négocier des contrats d’hébergements, mais aussi trouver des prestataires de restaurations en leur fournissant nos besoins. On doit comprendre les besoins de tout le monde, car on ne va pas nourrir les athlètes de la même manière que l’on va nourrir des VIP ou des staffs par exemple.
On fait du lien constant avec l’agence qui gère les délégations pour gérer aussi le transport du matériel sportif. Et par la suite, on veille à ce que tout se passe bien pour tout le monde durant l’événement pour ensuite réajuster certains besoins.”
Comment fonctionnez-vous pour avancer dans les missions ?
M.W : “On doit référencer les besoins des services et des prestataires. On doit anticiper les besoins de transports pour les différentes délégations en référençant les différents handicaps des athlètes dans chaque délégation. Certaines délégations auront plus d’athlètes en fauteuil que d’autres, donc on ne met pas le même nombre de véhicules adaptés à disposition.
On peut essayer de recenser des activités touristiques également pour proposer aux délégations pour qu’ils aient des choses à faire en dehors de la compétition.
Avant de signer des contrats avec les hôtels, on réalise des visites pour s’assurer que les hébergements soient adaptés pour accueillir des personnes en situation de handicap, et recenser le matériel que l’on peut fournir également.
Au final, ce n’est que de l’anticipation pour ensuite valider les différents besoins une fois que l’on a la liste des inscrits.”
Quelles sont les spécificités ou particularités du service ?
M.W : “La spécificité, c’est que l’on s’occupe de toutes les personnes présentes sur l’événement. Et pour bien s’occuper de tout le monde, on doit faire le lien avec l’intégralité des services pour recenser tous les besoins en amont d’un événement. On est constamment en lien avec tous les pôles pour s’assurer qu’il n’y ait aucun souci le jour de l’événement.”
Quelles sont les qualités et les compétences requises ?
M.W : “Il faut du sang-froid car notre travail beaucoup d’attente. Chaque pôle a un plan d’action différents et certains pôles peuvent transmettre des informations au dernier moment. Nos missions nous amènent à avoir beaucoup de changement et il faut faire preuve d’adaptation. Il faut être créatif pour avoir constamment des solutions lorsqu’il faut apporter des changements.
On a besoin d’être organisé parce que l’on a beaucoup de données à réceptionner et organiser.”
LE pire défaut pour travailler dans ce service ?
M.W : “De ne pas savoir gérer l’urgence. Même si l’on anticipe un maximum, ce pôle représente exactement la fonctionnalité d’un événement parce que même si tu as tout organisé en amont, ça ne fonctionnera jamais comme tu l’avais prévu. Il faut avoir une capacité à rebondir rapidement parce que tu ne peux pas te permettre de ne pas loger quelqu’un, ou d’attendre un jour pour aller chercher quelqu’un à l’aéroport, ou de ne pas faire manger les personnes. Si on n’est pas capable d’anticiper et de rebondir sur l’instant, ça ne peut marcher.”
LA situation à éviter absolument le jour de l’événement ?
M.W : “Pour nous il y en a trois :
- Que tous les hôtels n’aient pas suffisamment de personnel pour recevoir nos équipes.
- Que tous les transporteurs se mettent en grève.
- Et que les cuisines de notre prestataire brûlent et que l’on n’ait pas de solution pour nourrir l’ensemble des personnes pendant l’événement.”