Du 8 au 17 juillet 2023, les Championnats du monde de para athlétisme – PARIS’23 battront leur plein. Pour organiser au mieux cet événement, un comité d’organisation a été érigé en avril 2022. Mais alors, quels sont les différents pôles de cette organisation ? Quelles en sont les missions fondamentales ? Durant tout le mois d’octobre, on vous dit tout ! Alors venez découvrir les multiples facettes qui composent le Comité d’Organisation des Championnats du Monde d’Athlétisme Paralympique (COMAP).
Pour cette dernière semaine de présentation de service, nous avons rencontré Isabelle Cochet, en charge du service des accréditations et protocoles.
Bonjour Isabelle, pour commencer, peux-tu nous expliquer quel est le rôle du service des accréditations et protocoles au sein du COMAP ?
Isabelle Cochet : “Nous sommes en charge de la production des accréditations en nous appuyant sur les listes des personnes autorisées sur l’événement. Celles-ci sont fournies par le service marketing pour les VIP et le service communication pour les médias. Le service aux populations pour les différents staffs, athlètes ainsi que le service des opérations pour les différentes personnes devant intervenir sur l’événement. Enfin, nous sommes également en lien avec le service du programme volontaires pour les nombreux bénévoles qui nous aideront au bon déroulé de l’événement.
Le protocole, quant à lui, concerne davantage les cérémonies des remises de médailles et récompenses en préparant celles-ci et en nous assurant que tout fonctionne pour le mieux (remises de médailles, drapeaux, hymnes…). Il s’agit également de superviser l’organisation pour les cérémonies d’ouverture et de clôture, qui seront gérées par une agence spécialisée dans ce domaine.”
Combien de personnes composent le service ?
I.C : “Pour l’ensemble des missions, je suis accompagnée par Tom, avec qui nous travaillons en binôme. Mais nous sommes également accompagnés par un prestataire dénommé Sportity, qui nous fournit une base de données pour gérer les différents besoins d’hébergement, de restaurations, et d’accréditations. Sur les cérémonies, nous serons également accompagnés par une agence qui est encore à définir.”
Quelles sont les missions du service ?
I.C : “Au quotidien, l’objectif est de gérer toute la mise en place du système d’accréditation et de faire en sorte que toutes les personnes ayant besoin d’un accès sur l’événement soient en possession de leur accréditation le jour de l’événement. Pour la gestion des protocoles, il s’agit d’organiser pour savoir comment vont se dérouler les différentes cérémonies. Nous nous chargeons également de réaliser les prototypes de médailles, de trouver quels cadeaux seront remis et également de réfléchir à une mascotte.”
Quel est le fonctionnement de l’équipe ?
I.C : “Avec Tom, on collabore vraiment ensemble depuis que nous avons rejoint l’organisation. Ensemble, nous avons identifié les différentes tâches que nous aurons à réaliser sur l’année et nous nous les répartissons les tâches selon nos préférences, le temps disponible, nos compétences réciproques, etc.”
Quelles sont les spécificités ou particularités du service ?
I.C : “La première chose qui me vient en tête, concerne l’obligation de parler anglais. Nous sommes en contact avec de nombreux athlètes, des membres de l’organisation World Para Athletics et bien d’autres qui viendront sur l’événement. Tout le monde se doit de parler un peu l’anglais, mais sur les protocoles, pour expliquer aux personnes comment va se dérouler la cérémonie, il faut être autonome et être le contact direct derrière le podium.”
Quelles sont les qualités et les compétences requises ?
I.C : “La base, c’est d’avoir envie. C’est ce qui fait la force de tout ton travail sur l’année. Être souriant et énergique. Avoir le sens du contact parce qu’il y a de nombreuses personnes qui vont devoir passer par nous pour récupérer leurs accréditations. Savoir gérer son stress. Et aussi, le sens du détail pour ne pas se tromper sur les différentes actions à mettre en place.”
LE pire défaut pour travailler dans ce service ?
I.C : “Ne pas avoir l’esprit d’équipe. Tu es obligé de t’entourer de plein de personnes pour le bon déroulement d’une cérémonie. Pour cela, il faut savoir travailler en équipe.”
LA situation à éviter absolument le jour de l’événement ?
I.C : “Le plus dramatique, ce serait de ne pas avoir reçu les médailles avant la compétition. Après, ce serait également dommage que les conditions météorologiques viennent entacher les cérémonies d’ouverture et de clôture, mais ce n’est pas de notre ressort.”