Du 8 au 17 juillet 2023, les Championnats du monde de para athlétisme – PARIS’23 battront leur plein. Pour organiser au mieux cet événement, un comité d’organisation a été érigé en avril 2022. Mais alors, quels sont les différents pôles de cette organisation ? Quelles en sont les missions fondamentales ? Durant tout le mois d’octobre, on vous dit tout ! Alors venez découvrir les multiples facettes qui composent le Comité d’Organisation des Championnats du Monde d’Athlétisme Paralympique (COMAP).
Pour cette dernière semaine de présentation de service, nous avons rencontré Paco Vigreux, responsable du service des opérations.
Bonjour Paco, pour commencer, peux-tu nous expliquer quel est le rôle du service des opérations au sein du COMAP ?
Paco Vigreux : “Notre rôle consiste en la gestion et la supervision des différents services qui composent le comité d’organisation, mais également l’aménagement du site de compétition et des sites d’entraînements pour le bon déroulé de cette dernière. Les opérations s’étendent de la sécurité à la sûreté, en passant par l’accueil des différents publics. Cela concerne également les contrôles d’accès, le parcours public, les aménagements et l’ensemble des structures qui seront mises en place dans le stade. C’est aussi toute la logistique en amont, pendant et après l’événement. Cela constitue une multitude de tâches sur toute l’organisation de ces Championnats du monde.”
Combien de personnes composent le service ?
P.V : “Pour ma part, je suis au pilotage de toutes ces opérations. Je suis en équipe avec Lena sur toute cette partie. Et pendant la compétition, nous serons accompagnés de personnes supplémentaires sur la partie logistique, pour la sécurité, le parcours public, etc.”
Quelles sont les missions du service ?
P.V : “Les missions sont multiples. Tout d’abord, nous assurons la gestion du budget en enregistrant l’ensemble des dépenses et des recettes. Pour les recettes, il s’agit des différents fonds des partenariats en provenance du marketing et des subventions publiques que l’on démarche avec Lena. Pour les dépenses, nous centralisons les différentes dépenses de chaque pôle en veillant à ce que le budget prévisionnel soit bien respecté.
Par ailleurs, nous assurons les liens avec les collectivités pour réaliser des demandes d’autorisations auprès de la mairie, de la région, et surtout de la préfecture en motivant les différents besoins auprès de ces dernières. Pour donner un exemple, sur l’utilisation du stade, nous avons réalisé un plan d’implantation pour définir espace par espace, quelles sont les utilisations, les différents points d’accès de ces derniers, à qui ils profitent et leur destination (ce que l’on y entrepose notamment).
Nous travaillons également avec les prestataires pour définir les besoins en réalisant des visites sur sites, etc. Nous élaborons également le rétroplanning pour prévoir comment vont s’organiser les différentes prestations lors de l’événement.”
Quel est le fonctionnement de l’équipe ?
P.V : “Tout dépend des différentes parties. Par exemple, le dispositif de sécurité est déjà réfléchi, car il y a une validation à réaliser auprès de la préfecture de police et de la maire, il ne faut donc pas perdre de temps en cas de besoin de réajustement.
Il y a également des sujets de logistique qui demandent à être étudiés deux ou trois mois avant l’événement comme, par exemple, réfléchir à la disposition de certains matériels et de leurs réceptions sur site.
Dans le fond, je dirais que la clé de notre travail, c’est aussi d’anticiper tous les éléments en lien avec l’événement et d’informer l’ensemble des parties prenantes qui nous accompagnent.”
Quelles sont les spécificités ou particularités du service ?
P.V : “L’élément central de ce service est la transversalité. Nous sommes amenés à travailler avec l’ensemble des services, car chacun à besoin, à un moment donné, du service des opérations. Camille, à la communication, doit rapidement définir l’emplacement des médias, où les accueillir, etc. Mathilde, sur la partie transport, aura besoin que l’on fasse des demandes auprès de la voirie pour réserver un certain nombre de places pour garer les véhicules. Yohan, au sport, va avoir besoin de plusieurs espaces pour les différentes réunions pour des officiels…
Nous sommes un service qui recense les demandes de chacun pour anticiper au maximum les besoins.”
Quelles sont les qualités et les compétences requises ?
P.V : “La mémoire est une compétence essentielle pour assimiler le nombre et la variété des informations de toutes les sources. On doit faire preuve d’observation et beaucoup de rigueur. Parce que, par exemple, sur une négociation de voirie, il y a des dossiers de préfecture qui demandent des intitulés très précis et il ne faut pas se tromper. Le savoir être est également primordial dans le cadre des différents échanges et négociations menés, mais aussi une capacité à gérer le stress, car nous sommes régulièrement sollicités pour gérer des imprévus, etc.”
LE pire défaut pour travailler dans ce service ?
P.V : “Le manque de rigueur. Si tu n’es pas organisé dans tout ce que tu entreprends, tu seras en difficulté. Par exemple, si tu rédiges une demande auprès de la mairie et que tu te trompes d’un jour, ton événement tombe à l’eau d’un seul coup.”
LA situation à éviter absolument le jour de l’événement ?
P.V : “Il y en a tellement (rire). Cela peut être un système de sécurité défaillant avec des personnes qui rentrent avec des objets interdits. Il peut y avoir un mauvais contrôle des accréditations et que l’on se retrouve avec du grand public en plein milieu de la zone d’échauffement. Que des médias descendent dans la chambre d’appel pour voir ce que font les athlètes.
Pour notre pôle, c’est vraiment sur la sécurité qu’il faut être irréprochable, dans la gestion du public, mais aussi dans la gestion des infrastructures qui seront mises en place.”