Du 8 au 17 juillet 2023, les Championnats du monde de para athlétisme – PARIS’23 battront leur plein. Pour organiser au mieux cet événement, un comité d’organisation a été érigé en avril 2022. Mais alors, quels sont les différents pôles de cette organisation ? Quelles en sont les missions fondamentales ? Durant tout le mois d’octobre, on vous dit tout ! Alors venez découvrir les multiples facettes qui composent le Comité d’Organisation des Championnats du Monde d’Athlétisme Paralympique (COMAP).
Pour cette dernière présentation de service, nous avons rencontré Laure Fornetran, en charge du service du programme bénévoles.
Bonjour Laure, pour commencer, peux-tu nous expliquer quel est le rôle du service du programme bénévoles au sein du COMAP ?
Laure Fornetran : “Le programme bénévoles ou programme volontaires à trois objectifs. Premièrement, être utile à l’organisateur en ayant le bon nombre de volontaires au bon endroit, au bon moment, avec le bon profil et le niveau de formation suffisant. Ensuite, il a pour but de faire vivre une aventure aux volontaires en créant des conditions optimales pour leur donner envie de venir et de rester. Cela consiste à créer un bon état d’esprit, à organiser des animations et faire en sorte que les missions attribuées conviennent à ceux qui nous accompagnent. Mais aussi, en offrant des tenues, des goodies et surtout les repas. Et le dernier objectif, c’est de laisser un héritage durable à la Fédération Française Handisport et les différents comités pour motiver ces volontaires à revenir sur d’autres événements.”
Combien de personnes composent le service ?
L.F : “Pour gérer ce programme, je suis accompagnée par Lola. Ensemble, nous devons trouver et accompagner un total de 2 000 volontaires sur l’événement. Et pour gérer toute cette organisation, nous bénéficions d’une collaboration avec Qoezion, qui nous permet de centraliser toutes les demandes, mais aussi de gérer les plannings à mettre en place, etc.”
Quelles sont les missions du service ?
L.F : “Le programme se découpe en trois phases sur l’année. Actuellement, nous sommes toujours dans la première, et nous effectuons toute la communication et sourcing des entités (école, entreprises, collectivités…) pouvant fournir des profils disponibles sur l’événement. Nous recensons déjà de nombreuses candidatures, il faut donc les étudier et réaliser des entretiens avec certains candidats. Cette première phase se termine fin janvier / début février et elle donnera place à la partie de planification.
Avec Lola, nous allons répondre aux premières candidatures et planifier tout ce qui se déroulera durant l’événement. Lors de cette seconde phase, nous en profiterons pour rassembler toutes les personnes déjà validées afin de créer une cohésion d’équipe, lors d’un temps fort prévu en mars.
Et enfin, en juin, nous basculons sur la phase de mobilisation avec les éventuelles formations à effectuer auprès des bénévoles. Les premières missions débuteront aux alentours de mi-juin pour l’installation et le montage de l’événement. S’en suivra la mobilisation sur les dix jours de compétitions, puis le démontage. “
Quel est le fonctionnement de l’équipe ?
L.F : “Nous travaillons en binôme, en nous répartissant les tâches. Tout dépend des journées, mais nous effectuons souvent les mêmes tâches ensemble pour avancer rapidement, car le temps passe vite.”
Quelles sont les spécificités ou particularités du service ?
L.F : “La particularité, c’est que nous sommes un fournisseur de ressource pour les différents services. Toute l’année, nous interagissons avec l’ensemble des services en échangeant avec eux pour comprendre leurs besoins et définir le nombre de bénévoles qui seront à leur disposition. De plus, nous assurons toute la gestion des plannings, des tenues et autres, mais une fois sur le terrain, les bénévoles ne sont plus sous notre responsabilité. Ils travaillent avec les services dans lesquels ils auront été missionnés.”
Quelles sont les qualités et les compétences requises ?
I.C : “Énormément d’organisation. Nous réalisons différentes tâches que ce soit de la communication, des relations humaines, de l’administratif, de l’animation de formation, etc. Cela demande de la polyvalence et cela nous oblige à être très rigoureuses. Il faut également faire preuve de créativité pour fournir l’ensemble des contenus qui seront envoyés et organiser les animations à réaliser.
Nous devons, par ailleurs, faire preuve de patience, parce que certaines informations ne sont pas transmises comme nous le souhaiterions. Et dans certaines explications, il se peut que des personnes comprennent plus ou moins rapidement s’il s’agit d’une première expérience sur certaines missions par exemple. Par conséquent, cela demande à avoir un sens du relationnel très important.”
LE pire défaut pour travailler dans ce service ?
L.F : “Le manque de relationnel. On ne gère pas du matériel mais de l’humain. Cela rend les choses intéressantes, mais ça les rend plus complexes aussi. Avec l’humain, on doit prendre en considération les humeurs, des personnalités, et l’humain cela ne s’anticipe pas vraiment. Cela demande, parfois, du tact et de la diplomatie.”
LA situation à éviter absolument le jour de l’événement ?
L.F : “Que tous les volontaires ne viennent pas, ou que l’on fasse un mauvais casting. Mais tout cela peut être évité grâce au travail que nous allons réaliser dans l’année.”